一日の中で、やらなければいけない事が『一つしかない』という人はまずいないと思います。
休日でも、朝起きたら①歯を磨いてから②コーヒー淹れて、③新聞読んだりテレビを見たり。
これは、タスクとしてやらなきゃいけないというより、潜在的に順番に組み込まれたり、意識的に組み込んでるものばかりです。（別にやらなくても良いものも含まれてるということ）
仕事の日は、いつも目覚めてから65分後に家を出ていますが、このスケジュールにはかなり余裕があり、少々のイレギュラーがあっても十分に対応できます。
その余裕を引き出す為にやってる事は、
①起きたら先ず何をするのか順番を予め決めている
②仕事着はローテーションにして選ぶ時間を無くす
③時間が来たら、新聞を読んでる途中でも切り上げる
こうやって時間管理をすれば、その間に子供の着替えを手伝ったり、歯磨きを手伝う事もできるので超余裕です。
僕は、これを仕事のスケジュール管理にも利用しています。
来客対応は前後30分の余裕を持って組むとか、請求書を作らないといけない月初に向けて、前月末に作業内容や人数、時間を確認して入力しておくなど、当日にやらなくて良いものは前もって取り組みます。
そして、その上で重要なのが優先順位です。
料理も、完成形からの逆算で進めていけばスムーズにいきます。
どの材料はどんな切り方で、どれが火の通りが良くて悪いのか。
納期がある仕事に関しては、とにかく先に取り掛かる事が重要ですが、他の雑用を先にやってしまう人を多く見かけます。
トイレットペーパーは、誰でも買いに行けます。
なのに、何よりも先にトイレットペーパーを買いに走ってしまう。。
最近は、消耗品に関してはネットで買う様に勧めてます。
それは、買いに行く時間が勿体ないから。
でも、『何かのついでで買うから』という心理が働くと、なかなか浸透しません。
日用品や消耗品って、買い忘れる事が多くないですか？
自分がしなくて良い事を自分でして、時間をどんどん削ってしまった挙句に
『あれも出来てない』
『これもしなきゃ』
と、無駄に切羽詰まってるって事もありますよね。
タスクでは無い、自分自身でやらなきゃいけない事を決めすぎて、本当にやらなきゃいけない事が後回しにしてる場合、”仕事が遅い人” になりがちです。
本当にやらなきゃいけない事って、何なんでしょうか？
『これをいつまでにやらなきゃいけない』
と決まってるのであれば、先ずはそのタスクを最短で仕上げるスケジューリングをする事です。
その上で、雑用に近い物は誰かに振るのか、最速の時間で達成できる様にネットを活用するなどの工夫をすれば、雑用に振り回されることも少なくなります。
能力的に処理能力が低い訳でも無いのに仕事が終わらないのは、悪しき慣習が原因の場合もあります。
決済印を貰わないと先に進まない場合や、紙ベースで会議を繰り返している場合などがそれです。
『それ、今やんなきゃいけないの？』
という問いかけを常に持ち続ける事が大切だと思います。
